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Archiv: E-Mail

Im 'Archiv' finden Sie eine Übersicht aller abgeschlossenen Mailings. Dazu zählen Standardmailings (Status 'versendet') ebenso wie Dialog- und Kampagnenmailings, sobald sie abgebrochen wurden.

Aus dem Archiv lässt sich jedes versendete Mailing in Kopie wiederherstellen und als Grundlage für ein zukünftiges Mailing verwenden, siehe Wiederherstellung einer E-Mail aus dem Archiv.

Um die Funktion zu demonstrieren, ist in Shared Services - Graubünden Ferien bereits eine "Demo-E-Mail" im Archiv vorhanden.

Über die Spalte 'Schnell-Links' gelangen Sie zum 'Inhalt' des archivierten Mailings. Es lässt sich in den Formaten HTML (Desktop)  und Text anzeigen, sowie über den Button 'PDF' als PDF-Datei abspeichern.

Auf der rechten Seite finden Sie die Symbole zur Verwaltung des Mailings, von links nach rechts:

  • Bearbeiten: Öffnet das archivierte Mailing und zeigt Inhalt und Einstellungen an. Auf dem Reiter 'Versand' sehen Sie den Versandzeitpunkt, die Empfängeranzahl (Testversendungen werden mitgezählt) und den erzeugten Traffic (siehe auch 'E-Mail Statistik').
  • Ordner öffnen: Zeigt alle archivierten Mailings an, die sich im Ordner des gewählten Mailings befinden.
  • Verschieben: Verschiebt das archivierte Mailing in einen Ordner Ihrer Wahl.
  • Kopieren: Kopiert das archivierte Mailing in einen Ordner Ihrer Wahl und setzt den Status der Kopie auf 'in Bearbeitung'. Damit ist das Mailing wieder für zukünftige Versendungen nutzbar, siehe nächster Abschnitt Wiederherstellung einer E-Mail aus dem Archiv.
  • Löschen: Löscht das Mailing unwiderruflich aus dem Archiv.

In der 'Ordnerverwaltung' haben Sie die Möglichkeit, neue Unterordner anzulegen, vorhandene Ordner umzubenennen, zu löschen usw.

Archivmailing erneut versenden

Sie möchten ein bereits versendetes Mailing erneut versenden? Oder als Grundlage für die nächste Ausgabe einer Newsletter-Serie verwenden? Klicken Sie dazu auf das 'Kopieren'-Symbol des gewünschten Archivmailings:

Im anschließenden Popup-Fenster passen Sie bei Bedarf den neuen Betreff an. Das ist jedoch auch nach dem Kopiervorgang jederzeit möglich.

Für templatebasierte Mailings erscheint die zusätzliche Frage, ob die Kopie als "rohe" HTML- und Text-Version erstellt werden soll. Im dem Fall geschieht die anschließende Bearbeitung direkt im HTML-Quellcode, ohne Template-Unterstützung. Je nach Umfang der geplanten Bearbeitungen sind dafür HTML-Kenntnisse mit Spezialisierung auf die Besonderheiten von E-Mail-Clients notwendig.

Nach Klick auf 'OK' wechselt die Ansicht vom Archiv auf die aktuelle Mailing-Übersicht. Dort erscheint die neu angelegte Kopie mit dem Status 'in Bearbeitung', so dass sie wie gewohnt bearbeitet und versendet werden kann.

Nachversand an ausgewählte Empfänger

Sie haben ein Mailing versendet und möchten es an einige Empfänger nachversenden, idealerweise mit gemeinsamer E-Mail-Statistik?

Öffnen Sie das gewünschte Archivmailing. Klicken Sie auf dem 'Versand'-Reiter im Bereich 'Nachversand' den Button 'Empfänger auswählen'.



Starten Sie die Abonnentensuche und wählen Sie im Suchergebnis die gewünschten Empfänger aus. Im Suchergebnis werden maximal 100 Abonnenten angezeigt. Für größere Nachversendungen kopieren Sie bitte das Archivmailing wie im vorigen Abschnitt beschrieben, und versenden Sie es erneut

Haben Sie alle Empfänger für den Nachversand ausgewählt, klicken Sie auf 'Jetzt nachversenden'. Damit startet der Nachversand. Die Nachversendungen werden gemeinsam mit den bisherigen Empfängern in der E-Mail-Statistik erfasst.

Nachversand an alle Nicht-Öffner

Sie möchten die Nicht-Öffner eines versendeten Mailings erneut anschreiben?

Öffnen Sie das gewünschte Archivmailing. Klicken Sie auf dem 'Versand'-Reiter im Bereich 'Nachversand' den Button 'Mailing-Kopie an Nicht-Öffner'.



Das ursprüngliche Mailing wird kopiert und die korrekte Nicht-Öffner-Zielgruppe wird automatisch erstellt und zugewiesen. Sie können das Mailing nun anpassen und wie gewohnt versenden.

Empfehlung: Aus technischen Gründen* wird eine Nicht-Öffner-Zielgruppe immer auch einige Öffner enthalten. Um diese Empfänger nicht zu verärgern und unnötige Abmeldungen oder SPAM-Markierungen zu vermeiden, sollten Sie den erneuten Versand kenntlich machen:

  • Betreff: Behalten Sie den ursprünglichen Betreff bei, ergänzt um ein einleitendes Wort wie „Erinnerung: “. So erkennen bisherige Öffner sofort Ihr Anliegen und den bereits bekannten Inhalt. Für alle anderen, die das Mailing tatsächlich übersehen hatten, erzeugen Sie die gewünschte Aufmerksamkeit.
  • Einleitung: Ergänzen Sie Ihre Einleitung mit einem freundlichen "Eventuell haben Sie das letzte Mailing übersehen ….“ oder ähnlich.


*Technischer Hintergrund: Erfahrungsgemäß laden ca. 30% der Empfänger in Ihren E-Mail-Clients keine Bilder nach. Damit wird das im Mailing integrierte Zählpixel nicht geladen und die Öffnung zunächst nicht erfasst. Klicken diese Öffner dann keinen Link an, ist die Öffnung technisch nicht erkennbar. Grundsätzlich ist die personenbezogene Auswertung per Zielgruppe nicht möglich, wenn der Öffner oder Klicker keine Profiling-Zustimmung erteilt hat.



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