E-Mail: Einstellungen

Nachdem Sie ein neues Mailing erstellt haben, legen Sie die Grundeinstellungen fest.

Grundeinstellungen

Geben Sie 'Betreff' und 'Absendername' Ihres Mailings ein. Beides wird im Posteingang des Abonnenten darüber entscheiden, ob er die Mail öffnet oder nicht.

• Betreff: Bringen Sie den Anlass Ihres Mailings knackig auf den Punkt. Beginnen Sie mit den stärksten Worten. Aus welchem Grund sollte der Empfänger Ihr Mailing öffnen? Möchten Sie den Betreff mit Daten des Abonnenten personalisieren, verwenden Sie die 'Eingabehilfen'. Um bereits im Betreff eine persönliche Anrede zu verwenden, steht der 'Personalisierungshelfer' zur Verfügung. Starten Sie vor dem endgültigen Versand den Darstellungs- und Spam-Test. Damit überprüfen Sie nicht nur die optische Darstellung Ihrer Betreffzeile im Posteingang verschiedener E-Mail Programme, sondern auch die z. T. schmale Grenze zwischen Spam-verdächtigen und besonders erfolgreichen Begriffen (z. B. "Gewinnspiel").
• Absendername: Noch vor dem Betreff liest Ihr Empfänger den Absendernamen. Dieser sollte vertrauenswürdig und wiedererkennbar sein, z. B. der Name Ihrer Firma und/oder eines gleichbleibenden persönlichen Ansprechpartners. Ein zusätzlicher Begriff kann noch vor Lesen des Betreffs weiteres Interesse wecken, z B. "Firmenname Osteraktion".

--> Tipp: Shared Services - Graubünden Ferien bietet mit dem 'A/B-Test' ein effektives Werkzeug, verschiedene Varianten von Betreffzeilen oder Absendernamen auf Erfolg zu testen.

Geben Sie die 'Absenderadresse' und optional eine abweichende 'Antwortadresse' ein (bitte nachfolgenden Hinweis beachten). Der Unterschied:

• Absenderadresse ('From'): Die meisten Mail-Server senden automatische Benachrichtigungen an die Absenderadresse, z. B. Abwesenheitsnotizen und Bounce-Benachrichtigungen.
• Antwortadresse ('Reply-To'): Die Eingabe einer Antwortadresse ist optional. Wird das Feld frei gelassen, werden auch alle vom Empfänger selbst verfassten Antworten an die Absenderadresse gesendet. Durch Eingabe einer abweichenden Antwortadresse legen Sie fest, dass die vom Empfänger verfassten Antworten nicht an den Absender gesendet werden, sondern an die eingetragene Antwortadresse.

--> Hinweis: Eine vom Absender abweichende Antwortadresse kann als Absenderfälschung interpretiert werden, was die Gefahr der Einstufung als Spam erhöht.

Legen Sie außerdem fest, ob ein Design-Template verwendet werden soll oder nicht. Optional lässt sich eine 'Beschreibung' eingeben, die zu Ihrer Orientierung dient.

Erweiterte Einstellungen: Typ und Format

Typ

Wählen Sie im Bereich 'Typ' , ob Ihr Mailing ein Standard-, Dialog- oder Kampagnen-Mailing ist. Die Unterschiede:

• Standard-Mail: Hierbei handelt es sich um den klassischen Newsletter, den Sie an Ihre Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter versenden. Jede Standard-Mail wird einmalig an die gewählten Empfänger versendet. Sie kann nach Versand kopiert und inkl. eventueller Bearbeitungen erneut versendet werden. Der Versand beginnt wahlweise sofort oder zeitgesteuert zu einem späteren Zeitpunkt. Eine Standard-Mail kann die Zustände 'in Bearbeitung', 'wird zeitgesteuert versendet', 'pausiert' oder 'versendet' besitzen. Sobald der Versand abgeschlossen ist, wird die Mail in das E-Mail Archiv verschoben. Die Wiederherstellung aus dem Archiv ist problemlos möglich, z. B. um später eine ähnliche Mail zu versenden.

• Dialog-Mail: Nachdem sich Abonnenten zu einem Newsletter anmelden (Opt-In), abmelden (Opt-Out) oder ihre Profildaten ändern, können sie automatisch eine Bestätigungs-Mail erhalten. Dafür lassen sich ausschließlich Mails vom Typ 'Dialog-Mail' verwenden. Neu angelegt, haben sie zunächst den Status 'in Bearbeitung'. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, aktivieren Sie die Dialog-Mail auf dem Reiter 'Versand' per Klick auf die Buttons 'Zur Aktivierung' --> 'Jetzt aktivieren'. Damit ist der Inhalt für die Bearbeitung gesperrt und die Mail lässt sich im Anmeldesetup, Abmeldesetup oder Profilmanagersetup als Dialogmail auswählen. Um den Inhalt einer aktivierten Dialog-Mail zu bearbeiten, muss sie zunächst deaktiviert werden. Klicken Sie dazu auf dem Reiter 'Versand' den Button 'Deaktivierung'. Die Dialog-Mail ist nun 'pausiert' und lässt sich wieder bearbeiten.

• Kampagnen-Mail: Um eine Mail im Rahmen automatisch ablaufender Kampagnen zu verwenden, muss sie den Typ Kampagnen-Mail besitzen. Wie eine Dialog-Mail kann auch eine Kampagnen-Mail die Zustände 'in Bearbeitung', 'aktiviert' oder 'pausiert' annehmen. Das heißt, auch eine Kampagnen-Mail muss vor der Verwendung 'aktiviert' und vor der erneuten Bearbeitung 'deaktiviert' werden.

Format

In der Regel sollten Sie die Voreinstellung 'Multipart' beibehalten, da Sie damit den größten Empfänger-Kreis bedienen. Multipart bedeutet, dass das Mailing intern aus einer HTML-Version und einer Textversion besteht. So bekommen Ihre Empfänger automatisch die zu Ihrem E-Mail-Programm passende Variante angezeigt.

Siehe folgender Screeenshot: Die HTML-Variante einer Multipart-E-Mail enthält alle Formatierungen und Bilder, während die Text-Variante lediglich unformatierten Text enthält und damit auch von sehr alten oder auch speziellen E-Mail Clients problemlos angezeigt werden kann.

Automatischer Zeilenumbruch im Textteil: In der Regel ist das E-Mail-Programm Ihres Abonnenten so eingestellt, dass der Zeilenumbruch automatisch erfolgt, und zwar je nach Fensterbreite beim Lesen der E-Mail. Mit dieser Option können Sie einen festen Zeilenumbruch erzwingen, beispielsweise nach 60 Zeichen. Der HTML-Teil Ihrer E-Mail ist von dieser Option nicht betroffen.

Inhalt

Inbound images (eingebundene Bilder): In der Standardeinstellung sind Inboundimages nicht aktiviert, das heißt: Die in Ihrem Mailing verwendeten Bild-Dateien liegen auf einem Server und werden dem Leser je nach Einstellung seines E-Mail Programmes unter Umständen nicht sofort beim Öffnen der Mail, sondern erst nach Klick auf "Bilder herunterladen" angezeigt. Wenn Sie erzwingen möchten, dass Ihre Bilder in jedem Fall sofort beim Öffnen der E-Mail angezeigt werden, aktivieren Sie die Option 'Inboundimages'. Damit werden die Bild-Dateien in jede einzelne E-Mail direkt eingebunden und mit versandt. Der Nachteil daran ist, dass damit die Datenmenge pro versendeter E-Mail deutlich zunimmt. Dies könnten Ihre Abonnenten als störend empfinden. Außerdem könnte es eine Nachberechnung mit sich bringen, z. B. falls Ihr Mailing nun im Durchschnitt größer als 100 KB ist.

--> Hinweis: Die Erfassung der Öffnungsrate per Zählpixel funktioniert unabhängig von der Einstellung 'Inbound images' in jedem Fall, solange der Empfänger die Anzeige von Bildern in seinem Posteingang nicht unterdrückt.

Erweiterte Einstellungen: Tracking

Öffnungsrate

Um nach dem Versand auszuwerten, wieviel Prozent der Empfänger das Mailing geöffnet haben (siehe 'Übersicht, Öffnungs-/Klickrate'), muss die Option 'Öffnungsrate erfassen' aktiviert sein. Dazu integriert Shared Services - Graubünden Ferien im HTML-Teil des Mailings ein unsichtbares Zählpixel, welches für jeden Empfänger individuell verlinkt ist und dessen Aufruf als Öffnung gezählt wird. Die Messung funktioniert unabhängig von der Mailing-Einstellung 'Inboundimages', solange der Empfänger die Anzeige von Bildern in seinem Posteingang nicht unterdrückt.

Linktracking

Aktivieren Sie Automatisches Linktracking im HTML-Teil, so wird jeder im Mailing enthaltene Link durch einen Tracking-Link ersetzt, der für jeden Abonnenten individualisiert ist. Diese Tracking-Links werden über den Shared Services - Graubünden Ferien-Server auf die ursprüngliche Link-URL umgeleitet und dabei gezählt. Damit können Sie nach Versand des Mailings sehen, wie oft jeder Link angeklickt wurde (siehe 'Übersicht, Öffnungs-/Klickrate'). Weiterhin lassen sich darauf basierend Zielgruppen bilden, z. B. "Alle, die Link B angeklickt haben" können erneut mit weiteren Informationen angeschrieben werden. Bitte beachten Sie, dass Sie jede URL vorher als Link definieren müssen. Sie können die Richtigkeit der Tracking-Links überprüfen, indem Sie sich ein Testmailing zusenden.

Das Automatische Linktracking im Textteil funktioniert ebenso wie das im HTML-Teil. Jedoch führt die reine Textdarstellung zu einem wesentlichen Unterschied gebenüber dem HTML-Teil: Die durch das Tracking veränderte Link-URL ist direkt im Text lesbar. Entscheiden Sie bitte selbst, ob Sie dieses "sichtbare" Linktracking einstellen möchten oder nicht.

Eigener Tracking-Code

Hier ist es möglich, alle Links des Mailings automatisch um eigene Parameter zu erweitern. Damit lässt sich das weitere Verhalten der Newsletterempfänger per Website-Analyse-Tools wie z.B. Google Analytics, Piwik oder econda tracken. Kopieren Sie dazu den Tracking Code Ihres Tools in das Feld, damit Shared Services - Graubünden Ferien ihn automatisch an alle externen Links Ihres Mailings anhängt.

Folgende Parameter werden unterstützt:

• Frei definierbare Paramter: utm_source=mailing&utm_campaign=sonderaktion
• Inhalt aus Abonnentenfeldern: [FIELD id='3' name='Kundennummer' /]
  Wichtig: Verwenden Sie an dieser Stelle die Variante mit "FIELD id", nicht die Kurzschreibweise per Alias. Der Name ist optional, er verbessert lediglich die Lesbarkeit.
• Versandzeitpunkt (Datum und Uhrzeit): [DATETIME format='%d.%m.%Y'_%H:%M:%S' /]

Wichtig:

• Maskieren Sie Parameterwerte, die Sonderzeichen oder Zeichen wie & und = enthalten könnten: [ENCODING method='url'][FIELD id='3' name='Kundennummer' /][/ENCODING].
• Verschlüsseln Sie sensible Daten: [ENCODING method='base64'][ENCRYPTION algorithm='aes-128-ecb' password='xxxxxxxx']Beispieltext[/ENCRYPTION][/ENCODING]. Der Parameter 'algorithm' unterstützt folgende Optionen:
  • aes-128-ecb
  • aes-192-ecb
  • aes-256-ecb
  • blowfish-ecb

Erweiterte Einstellungen: Limit und Nachversand

Kontaktfrequenz

Die Wirkung der beiden Kontaktfrequenz-Optionen ist im Abschnitt 'Individuelle Einstellung pro Mailing' als Teil des Themas 'Kontaktfrequenz' detailiert beschrieben.

Die Optionen sind an dieser Stelle nur dann wirksam, wenn im zentralen Menü 'Administration' --> 'Kontaktfrequenz' die Kontaktfrequenz-Prüfung aktiviert ist.

Nachversand an Neuanmelder

Auf Wunsch versenden Sie das aktuelle Mailing automatisch an jeden neuen Abonnenten, der sich über das hier gewählte Anmeldesetup anmeldet.

Sobald Sie das Mailing versenden, wird es am Anmeldesetup zum Nachversand eingetragen. Diese Zuordnung bleibt erhalten, bis sie erneut ein Mailing mit aktivierter Nachversand-Option versenden, oder am Anmeldesetup ein anderes Mailing wählen.

Eine ausführliche Beschreibung der Nachversand-Optionen finden Sie im Artikel zum Anmeldesetup.

Erweiterte Einstellungen: Report

Hier bestimmen Sie, wann und wie oft ein automatischer Report an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird. Aktivieren Sie dazu die Checkbox 'Automatische Reports versenden'. Das lässt sich übrigens auch nach Versand der E-Mail nachholen, nachdem sie bereits in das Archiv verschoben wurde.

Wählen Sie das gewünschte Report-Template (Bearbeitung siehe 'Statistik' --> 'EMail' --> Mailings). In den Einstellungen für Reportintervall und Anzahl der Wiederholungen legen Sie fest, aller wieviel Tage und wie oft insgesamt Sie den jeweils aktuellen Report erhalten möchten. Abschließend wählen Sie Zustellungszeitpunkt (Uhrzeit) und E-Mail-Empfänger des Reports. Um den Report an mehrere Empfänger zu senden, geben Sie mehrere E-Mail-Empfänger getrennt durch Komma, Semikolon oder Leerzeichen ein.

Erweiterte Einstellungen: Archivierung

Externes Archiv

Wählen Sie ein bereits angelegtes externes Archiv aus, in das Ihr Mailing nach Versand automatisch eingebunden werden soll. Sie können Mailings auch noch nach dem Versand einem Archiv zuweisen. (Dies ist allerdings nur möglich, wenn Sie bereits ein externes Archiv angelegt haben.) Weitere Informationen finden Sie unter Externes Archiv.

Erweiterte Einstellungen: Versand-Kopien

Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse(n) von einem oder mehreren Kontrollempfängern ein. Die eingetragenen Adressen sind mit Abonnentenfeld-Platzhaltern personalisierbar.

Jeder Kontrollempfänger erhält eine Kopie jeder einzelnen an einen Abonnenten versendeten E-Mail mit dessen Personalisierung sowie jedes Testversands. Beispiel: Versenden Sie ein Mailing an 100 Abonnenten, erhält jeder Kontrollempfänger 100 Kopien in sein Postfach. Die Anzahl insgesamt versendeter E-Mails addiert sich entsprechend. Sind beispielsweise 2 Kontrollempfänger eingetragen, würden insgesamt 300 E-Mails versendet. Bitte achten Sie darauf, diese Funktion ausschließlich für Mailings an eine geringe Anzahl von Empfängern zu nutzen, um das Postfach des Kontrollempfängers nicht zu überlasten.

Versendete Kopien werden wie Originale abgerechnet, bezüglich Traffic und Anzahl der E-Mails. Öffnungen und Klicks von Original und Kopie sind in der E-Mail-Statistik nicht unterscheidbar, sie werden summiert.