Administration: Kontaktfrequenz

Hier legen Sie eine Obergrenze für die Kontakthäufigkeit zu Ihren Abonnenten fest.

Sie sollten diese Funktion jedoch nicht als Ersatz einer redaktionellen Planung nutzen. Denn nur Sie als Versender wissen, wann welcher Abonnent idealerweise kontaktiert werden sollte und welches das wichtigste Mailing im Zeitraum ist.

Einstellbar ist die maximale Anzahl der Kontaktaufnahmen pro Zeitraum und (optional) der minimale Zeitabstand zwischen zwei Kontaktaufnahmen. Widerspricht der Versand an einen Abonnenten den Regeln, wird das Mailing nicht an ihn versendet.

Hinweis: Die Kontakthäufigkeit wird pro Abonnent anhand seiner Abonnenten-ID geprüft, nicht anhand der E-Mail-Adresse. Nur der regelmäßige 'Dublettenabgleich' stellt sicher, dass Dubletten mit gleicher E-Mail Adresse nicht mehrfach angeschrieben werden.

Das Werkzeug steht für jeden von Shared Services - Graubünden Ferien unterstützten Versand-Kanal zur Verfügung, d. h. für E-Mail, SMS und Postkarten. Die Regeln lassen sich für jeden Kanal separat einstellen.

Globale Einstellung im Account

Die im Menü 'Administration' --> 'Kontaktfrequenz' getroffenen Einstellungen gelten für alle Abonnenten des Accounts gleichermaßen. Die Beachtung der Regeln ist jedoch für einzelne Mailings abschaltbar, beispielsweise für An- und Abmeldebestätigungen, die in jedem Fall den Empfänger erreichen sollen.

Die folgende Beschreibung bezieht sich beispielhaft auf den Versand-Kanal 'E-Mail'. Die Einstellmöglichkeiten der anderen Kanäle sind identisch.

Sind die Kontaktfrequenz-Regeln im Feld 'Status' aktiviert, entscheidet Shared Services - Graubünden Ferien vor jedem Versand, ob der jeweilige Abonnent das aktuelle Mailing erhalten darf oder nicht. Verbieten die Regeln zum aktuellen Zeitpunkt den Kontakt, wird das Mailing nicht an diesen Abonnenten verschickt. Ein späterer Nachversand findet nicht statt.

Folgende Details sind einstellbar:

Welcher Zeitraum: Auf welchen Zeitraum beziehen sich die Kontaktregeln? Dabei bedeutet "1 Tag" volle 24 Stunden. Wie oft im Zeitraum: Am Anfang des Zeitraums werden lückenlos alle Mailings bis zum Erreichen des 'Wie oft' verschickt, danach bis zum Ende des Zeitraums kein weiteres. Minimaler Zeitabstand: Diese Eingabe ist optional. Sie stellt zusätzlich sicher, dass zwischen zwei Kontaktaufnahmen mindestens x Tage liegen. Ist die Option 'kein Zeitraum festgelegt' gewählt, wird lediglich das 'Wie oft' des Zeitraums beachtet. Auch hier bedeutet "1 Tag" volle 24 Stunden. Abstand nur bei Kontakten über selben Kanal prüfen: Ist diese Option aktiviert, wird der eingetragene 'Minimale Zeitabstand' nur für Versendungen innerhalb desselben Kanals überprüft. Ist die Option nicht aktiviert, werden auch die letzten Versandzeitpunkte aller anderen Kanäle beachtet und der eingestellte Mindestabstand Kanal-übergreifend eingehalten (siehe Beispiel). Ausnahmen: Tragen Sie in diesem Textfeld die E-Mail Adressen der Abonnenten ein, die Sie von der Regelprüfung ausschließen möchten. Das können beispielsweise Ihre eigenen Testempfänger sein, die garantiert jedes Mailing erhalten möchten.

--> Hinweis: Die Kontaktfrequenz-Prüfung findet direkt im Versandprozess statt. Deshalb werden bei der Berechnung der Empfängeranzahl vor dem Versand zunächst auch die Empfänger mitgezählt, die evtl. anschließend durch die Kontaktfrequenz-Prüfung aussortiert werden. Nach dem Versand wird die endgültige Zahl als 'Empfängeranzahl' auf dem Reiter 'Versand' des jeweilgen Mailings im 'Archiv' angezeigt, ebenso in der 'Statistik'  unter 'Status' --> 'Zustellungen' --> 'Empfänger'.

Beispiel für 'Minimaler Zeitabstand'

Angenommen, Ihre Abonnenten haben bisher zweimal pro Woche einen Newsletter erhalten, d. h. 8 E-Mails pro Monat (vereinfacht).

Mit Aktivierung der oben abgebildeten Kontaktfrequenz-Regeln begrenzen Sie diese Zahl innerhalb eines Monats (Zeitraum) auf maximal 4 (Limit) der 8 E-Mails. Welche 4 das sind, hängt von der Einstellung 'Minimaler Zeitabstand' ab:

• Ist als 'Minimaler Zeitabstand' die Option '1 Woche' gewählt (wie abgebildet), muss zwischen aufeinanderfolgenden Mailings mindestens eine Woche liegen. Der Beispiel-Abonnent würde ausschließlich die Mailings Nr. 1, 3, 5 und 7 erhalten. Der Versandzeitpunkt der dazwischen liegenden Mailings unterschreitet den erlaubten zeitlichen Mindestabstand, diese Mailings werden deshalb nicht versendet.
• Ist als 'Minimaler Zeitabstand' die Option 'kein Zeitraum festgelegt' gewählt, erhält der Beispiel-Abonnent zunächst lückenlos die ersten 4 der 8 Mailings. Damit ist das Gesamtlimit erschöpft, weitere Mailings werden bis zum Ablauf des Zeitraumes nicht versendet.

Beispiel für kanalübergreifende Prüfung

In der Standardeinstellung findet keine kanalübergreifende Prüfung statt, da die Option 'Abstand nur bei Kontakten über selben Kanal prüfen' in jedem Versand-Kanal aktiviert ist.

Im Beispiel des Kanals 'E-Mail' mit Einstellung Minimaler Zeitabstand = 1 Woche findet vor jedem E-Mail Versand folgende Prüfung statt:

• Option aktiviert: Liegt der letzte Kontakt per E-Mail mindestens eine Woche zurück? Wenn ja, wird die aktuelle E-Mail verschickt. Es wird nicht geprüft, wann der letzte Kontakt per SMS oder Postkarte stattfand.
• Option nicht aktiviert: Liegt der letzte Kontakt auf irgendeinem Kanal (ob E-Mail, SMS oder Postkarte spielt keine Rolle) mindestens eine Woche zurück? Wenn ja, wird die aktuelle E-Mail verschickt.

Möchten Sie für Ihre Abonnenten beispielsweise eine Gesamt-Grenze von einem Kontakt pro Woche festlegen, deaktivieren Sie die Option in allen Versandkanälen und wählen Sie '1 Woche' als einheitlichen 'Minimalen Zeitabstand'.

Individuelle Einstellung pro Mailing

Einzelne Mailings lassen sich von der Prüfung der Kontaktfrequenz-Regeln ausschließen, so dass sie in jedem Fall versendet werden. Sinnvoll ist das beispielsweise für Statusmeldungen nach Bestellung in einem Online-Shop.

Öffnen Sie in der Übersicht Ihrer Mailing-Entwürfe das gewünschte Mailing. Auf dem Reiter 'Erweiterte Einstellungen' finden Sie im Bereich 'Kontaktfrequenz' folgende Optionen:

Beim Anlegen eines neuen Mailing-Entwurfs sind zunächst beide Optionen aktiviert, so dass bestehende Kontaktfrequenz-Regeln beachtet werden.